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Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung (Projekt eRechnung)

Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches
In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mögliche Einspareffekte, die sich durch den Versand elektronischer Rechnungen erzielen lassen, liegen auf der Hand: Die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Sie ermöglicht auch eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, welche sich dann direkt in interne Systeme übernehmen bzw. an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Es entfällt der aufwendige Übertrag der Rechnungsdaten in ein elektronisches System, ebenso erfolgt die Zuordnung der Rechnung größtenteils automatisiert zur entsprechenden Bestellung.

Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

Vor neue Herausforderungen wird die Verwaltung nunmehr durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen gestellt. Die Richtlinie verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Voraussetzung für die Verpflichtung ist, dass die zu empfangenden Rechnungen einem bestimmten, noch festzulegenden Rechnungsdatenformat entsprechen.

Umsetzungsempfehlungen „Die Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung - Fakten, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices"

Die Umsetzungsempfehlungen richten sich an Verwaltungen aller föderalen Ebenen und sollen eine fundierte Grundlage für die zur Umsetzung der EU-Richtlinie notwendigen Maßnahmen bilden sowie generelle Denkanstöße für die Einführung der eRechnung im öffentlichen Auftragswesen geben. Der Leitfaden enthält neben Grundlagen und Empfehlungen zum elektronischen Rechnungsaustausch auch konkrete Fallbeispiele aus aktuellen Pilotprojekten sowie Tipps zur Umsetzung.

Das "ZUGFeRD-Format"

Im Rahmen der CeBIT 2013 haben BMI, BMWi und BITKOM in einer gemeinsamen Erklärung an Verbände, Wirtschaft und Verwaltung appelliert, die Anstrengungen zur Einführung der eRechnung weiterhin zu unterstützen und einen effektiven Beitrag zur Senkung der Bürokratiekosten zu leisten. Eine wichtige Voraussetzung zur Realisierung dieser Vorteile ist ein einheitliches und übergreifendes Datenformat, das für den Rechnungsaustausch zwischen großen und kleinen Unternehmen sowie zwischen Privatunternehmen und Behörden eingesetzt werden kann. Ein solches Format wird gemeinsam im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einer nationalen Plattform von Bundesministerien, Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft und Einzelunternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland, entwickelt ("ZUGFeRD"-Format).

Handlungsempfehlungen für den elektronischen Rechnungsaustausch

Das BMI - zuständig für die Verwaltungsmodernisierung in der Bundesverwaltung - hat zusammen mit der Goethe-Universität Frankfurt am Main Lösungswege für die Umstellung auf elektronische Rechnungen definiert, vergleichend bewertet und daraus Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung abgeleitet. Dies erfolgte in enger Kooperation mit dem FeRD und dem Projekt E-Docs, dessen Konzentration auf dem qualifizierten elektronischen Rechnungsaustausch mit kleinen und mittleren Unternehmen liegt.

Maßnahmen im Rahmen der Pilotierung des elektronischen Rechnungsaustausches

Zur Erprobung der Annahmen und vorgeschlagenen Maßnahmen der Handlungsempfehlungen wurden im Geschäftsbereich des BMI mehrere Pilotierungsprojekte gestartet. Sie umfassen den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Institutionen der öffentlichen Verwaltung (auf unterschiedlichen Ebenen und mit unterschiedlichen Softwarelandschaften) und verschiedenen Partnern aus der Privatwirtschaft. So wird die Machbarkeit und Vorteilhaftigkeit des elektronischen Rechnungseingangs- und Weiterverarbeitungsprozesses bei Bundesbehörden überprüft. Zusätzlich wird die Verwaltung als Rechnungssteller betrachtet und ein generalisierbarer Musterprozess der elektronischen Rechnungserstellung und -versendung für die Bundesverwaltung abgeleitet, um weiteren Behörden den Umstieg auf den kostensparenden, elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen.

Koordinierungsprojekt des IT-Planungsrates

Um ein abgestimmtes Vorgehen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu ermöglichen, wurde zudem auf Initiative des BMI und des Landes Hessen ein gemeinsames Koordinierungsprojekt "Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung" beim IT-Planungsrat eingerichtet. Dabei sollen Lösungsansätze und Implementierungserfahrungen für die Verwaltung verglichen sowie Transparenz über sämtliche Projekte und Vorhaben der öffentlichen Verwaltung zum Thema "Elektronische Rechnungsbearbeitung" hergestellt werden.

Bei Fragen schreiben Sie bitte an O5@bmi.bund.de .

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