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Projektphasen

Das Projekt DLZ gliedert sich in 4 Phasen:

  • Phase 1: Ist-Analyse und Benchmarking (Q2 – Q4 2007)
  • Phase 2: Definition Soll-Zustand und Masterplan (Q4 2007 – Q3 2008)
  • Phase 3: Feinplanung und Pilotierung (ab Q4 2008 – 2009)
  • Phase 4: Konsolidierung und Umsetzung (ab 2010)

Phase 1: Ist-Analyse und Benchmarking:

Mit der Ist-Analyse ist ein Überblick über DLZ-relevante Dienstleistungen auf Bundesebene im Personal-, Haushalts- und Beschaffungswesen gewonnen worden. Anhand von Fragebögen und Interviews wurde die Ist-Erhebung bei elf Behörden und sechs unterstützenden Dienstleistern der Ressorts BMI, BMF, BMVBS, BMVg und BMWi in einem Zeitraum von knapp drei Monaten durchgeführt.

Mit der Ist-Analyse wurden

  • Transparenz über bestehende Dienstleistungsbeziehungen, die gebundenen Ressourcen und eingesetzten Technologien geschaffen,
  • eine Datenbasis für das Soll-Konzept und die Wirtschaftlichkeitsberechnung gewonnen (vgl. Projektphase 2),
  • Prozesskennzahlen zur ersten Einschätzung von Effizienz- und Optimierungspotenzialen ermittelt und
  • ein grober Vergleich der gebundenen Mitarbeiterkapazitäten durchgeführt.

Generell wurde Folgendes festgestellt:

  • Der Anteil an auslagerungsfähigen Prozessen und Teilprozessen ist groß.
  • Das Optimierungspotenzial durch einen standardisierten IT-Einsatz, um Medien- und IT-Brüche zu überwinden, ist hoch.
  • Das Automatisierungspotenzial ist bei mehreren Prozessen im Bereich Personal, Beschaffung und Haushalt ebenfalls hoch.

Phase 2: Definition Soll-Zustand und Masterplan

Projektphase 2 ist ebenfalls abgeschlossen. In einer Machbarkeitsstudie wurden Zielstruktur und -kriterien der zukünftigen DLZ auf Bundesebene erarbeitet. Sie umfasst u.a. die Zahl der DLZ und Qualitätskriterien für die von ihr zu erbringenden Leistungen. Auf der Grundlage einer Wirtschaftlichkeitsberechnung wurden Optimierungs- und Bündelungsmaßnahmen erarbeitet und ein Masterplan für die Umsetzung (Priorisierung der Themen und Phasen) erstellt.
Die Machbarkeitsstudie hat Modellcharakter. Sie soll für die Bereiche Haushalt, Personal und Beschaffung unter den zugrunde gelegten Annahmen optimale Lösungen für eine Bündelung in DLZ anbieten. Sie zeigt auf, dass die Nutzung von Dienstleistungszentren sinnvoll und wirtschaftlich ist.

Phase 3: Feinplanung und Pilotierung

In Phase 3 des Projekts wurden vom BMI, BMF, BMVBS, BMVg und dem BMWi 17 Pilotprojekte mit dem Ziel durchgeführt, bereits bestehende Prozesse zu optimieren und zu standardisieren bzw. neue Prozesse zu entwickeln.
Ressortübergreifend wurde sowohl im Bereich Personal (z.B. BMF und BMVBS) als auch in der Beschaffung (BMI und BMF) gearbeitet. Im Bereich Haushalt wurde der Prozess der Rechnungsbearbeitung parallel sowohl von BMI als auch von BMF pilotiert. Zudem wurden Grundsatzfragen aus den Bereichen Steuerung, Finanzierung und personelle Umsetzung geklärt und eine DLZ-Angebotsdatenbank im Intranet des Bundes zum 01.01.2010 realisiert. Diese bietet interessierten Behörden einen Überblick über eine Auswahl von vorhandenen Dienstleistungsangeboten. Dargestellt sind derzeit die Angebote der im Projekt DLZ pilotierten Dienstleistungen sowie weitere Dienstleistungsangebote aus den klassischen DLZ-Bereichen Personal-, Haushalts- und Beschaffungswesen. Daneben sind für den Bereich Informationstechnik Angebote eingestellt. Es ist geplant, die DLZ-Angebotsdatenbank sukzessive auszubauen.

Der Zwischenbericht vom Mai 2009 gibt Auskunft zum Stand der Pilotprojekte zu diesem Zeitpunkt, zu den übergreifenden Grundsatzfragen sowie zur DLZ-Angebotsdatenbank.
Die Phase 3 ist mit dem Projektbericht abgeschlossen.

Phase 4: Konsolidierung und Umsetzung

Das aktuelle Regierungsprogramm sieht vor, dass 2011 in einer Konsolidierungsphase zunächst die bestehenden Dienstleistungszentren für die Übernahme weiterer Aufgaben vorbereitet werden. Anschließend soll bis 2013 eine Flächendeckung in den Bereichen Haushalts-, Personal- und Beschaffungswesen in der gesamten Bundesverwaltung erreicht werden.

Als Grundlage dafür dient die im Rahmen des Projektes DLZ erstellte "DLZ-Landkarte". Gegenstand der DLZ-Landkarte ist eine behördenübergreifende Übersicht, aus der alle angebotenen bzw. bezogenen Leistungen, d.h. die Dienstleistungsbeziehungen zwischen Behörden in der unmittelbaren Bundesverwaltung, ersichtlich sind. Ferner wurden mit der Erhebung unter anderem Flächendeckungsgrade für einen Katalog an querschnittlichen Aufgaben festgestellt. Mit Einvernehmen der Ressorts sollen die vorhandenen Ergebnisse als Ausgangsbasis für den flächendeckenden Ausbau zugrundegelegt werden.

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