Aktuelle Fassung und Hintergrundinformationen

Das Bundesministerium des Innern (KBSt) hat das 2004 publizierte DOMEA-Organisationskonzept 2.0 weiterentwickelt. In Abstimmung mit der Arbeitsgruppe IT-gestützte Vorgangsbearbeitung des KoopA ADV wurde das Organisationskonzept überarbeitet und im November 2005 in der modifizierten Version 2.1 veröffentlicht.

Diese aktuelle Fassung steht als Download zur Verfügung.

Das DOMEA-Organisationskonzept richtet sich vorrangig an Organisatoren, da die Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems weniger eine Bewältigung der informationstechnischen Probleme, als vielmehr die Lösung organisatorischer Herausforderungen darstellt. Bei der Einführung entsprechender Systeme stellen sich nicht nur Fragen der Analyse und Restrukturierung der zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse. Es ergeben sich zudem Fragen zur Regelung des adäquaten Eingangsempfän­gers und der aufbauorganisatorischen Neustrukturierung im Hinblick auf zusätzliche Aufgaben oder den Wegfall von Aufgaben und deren tarifrechtliche Auswirkungen.

Als thematischen Schwerpunkt behandelt das Organisationskonzept den Geschäftsgang unter ablauforganisatorischen Aspekten. So wird der Geschäftsgang wie folgt beschrieben: Eingangsbehandlung - Bearbeitung - Postausgang - Archivierung. Zu jedem der genannten Bereiche befasst sich das Organisationskonzept grundsätzlich mit der Darstellung des Ist-Zustands, der Beschreibung der Probleme sowie der Darstellung organisatorischer Lösungsansätze und technischer Umsetzungsmöglichkeiten.

In einem weiteren Kapitel werden mögliche Einführungsszenarien dargestellt. Hierbei wird auf die unterschiedlichen Varianten der Stufenweisen Einführung entsprechender Systeme ebenso eingegangen, wie deren Vor- und Nachteile bewertet. Darüber hinaus enthält der entsprechende Abschnitt eine Übersicht, welche Einführungsstrategie für welche Behörde unter welchen Voraussetzungen geeignet erscheint.

Darüber hinaus wurden parallel unter Mitwirkung des Kompetenzcenters Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation des Bundesverwaltungsamtes und der beteiligten Beratungsunternehmen Erweiterungsmodule erarbeitet, deren wesentliche Aussagen ebenfalls in die Abschlussfassung eingeflossen sind.