Navigation und Service

Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung (Projekt eRechnung)

Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches
In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mögliche Einspareffekte, die sich durch den Versand elektronischer Rechnungen erzielen lassen, liegen auf der Hand: Die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto und schont damit natürliche Ressourcen. Sie ermöglicht auch eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, welche sich dann direkt in interne Systeme übernehmen bzw. an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Es entfällt der aufwendige Übertrag der Rechnungsdaten in ein elektronisches System und die Rechnung wird automatisiert der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Private Unternehmen können durch das elektronische Rechnungsverfahren bis zu 11 Millionen Euro und etwa 5850 Tonnen CO2 jährlich einsparen.

Ab 2018: Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes

Ab November 2018 können die Unternehmen deshalb Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung auch in elektronischer Form stellen. Das hat die Bundesregierung Anfang September 2017 in einer entsprechenden Rechtsverordnung festgelegt. Die Verordnung, die eine zentrale Maßnahme zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ist, hat folgende wesentliche Regelungspunkte:

• Soweit private Unternehmen Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes sowie Sektorenauftraggebern oder Konzessionsgebern im Bundesbereich ab-rechnen, müssen diese Rechnungen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Diese Verpflichtung der Unternehmen gilt ab November 2020.
• Die Verordnung verpflichtet die obersten Bundesbehörden, ab November 2018 Rechnungen elektronisch zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Für alle übrigen Bundes-behörden gilt die Verpflichtung ab November 2019. Die Weiterverarbeitung muss medienbruchfrei erfolgen, es dürfen also im Verarbeitungsprozess an keiner Stelle Rechnungsdaten von einem Medium auf ein anderes übertragen werden.
• Die Verordnung schreibt die Nutzung eines webbasierten Verwaltungsportals des Bundes zur Übermittlung der Rechnungen vor. Der Rechnungssteller muss dafür einmalig ein Nutzerkonto anlegen.

Steuerungsprojekt „eRechnung“: Der Standard XRechnung für die öffentliche Verwaltung

Darüber hinaus hat die Bundesregierung in der Rechtsverordnung den Standard XRechnung als grundsätzlichen, aber nicht ausschließlichen, Datenaustauschstandard festgelegt. Das XML-basierte Datenmodell wurde vom Bundesministerium des Innern - zuständig für die Verwaltungsmodernisierung in der Bundesverwaltung - zusammen mit dem Bundesministerium für Finanzen und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) des Landes Bremen im Rahmen des Steuerungsprojekts „eRechnung“ im Auftrag des IT-Planungsrats erstellt. XRechnung wird künftig von der KoSIT betrieben, weiterentwickelt und fortgeschrieben. Er ist in der Version 1.0 (Stand: Mai 2017) veröffentlicht und entspricht der zuvor vom europäischen Normungsinstitut CEN entwickelten Norm EN-16931-1, die ein semantisches Daten-modell für eine sogenannte Kernrechnung festgelegt hat. Dieses Modell enthält als eine Art Mustervorlage alle Elemente, die eine elektronische Rechnung zwingend enthalten muss, wodurch eine europaweite Interoperabilität sichergestellt wird. Das Modell kann außerhalb dieser obligatorischen Kernelemente unterschiedlich umgesetzt werden, um länder- und branchenspezifische Ausgestaltungen zu berücksichtigen. Neben dem vom BMI und der KoSIT entwickelten Standard XRechnung können deshalb auch andere Datenaustauschstandards genutzt werden, solange sie mindestens diese zwingenden Elemente enthalten und damit den Vorgaben des CEN entsprechen.

Architekturkonzept eRechnung für die föderale Umsetzung

Neben dem Standard XRechnung haben der Bund und das Land Bremen im Rahmen des Steuerungsprojekts auch ein Architekturkonzept zur technologischen Umsetzung eines zentralen Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen erstellt. Es soll als Vorlage für andere Länder und Kommunen bei der Einführung der elektro-nischen Rechnungsentgegennahme dienen. Das Architekturkonzept soll entsprechend dem technologischen Fortschritt stetig fortgeschrieben werden.

Maßnahmen im Rahmen der Pilotierung des elektronischen Rechnungsaustausches

Das BMI hat in seinem Geschäftsbereich ab 2013 zur Vorbereitung der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung mehrere Pilotierungsprojekte erfolgreich durchgeführt. Sie umfassten den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Institutionen der öffentlichen Verwaltung (auf unterschiedlichen Ebenen und mit unterschiedlichen Softwarelandschaften) und verschiedenen Partnern aus der Privatwirtschaft. So wurde die Machbarkeit des elektronischen Rechnungseingangs- und Weiterverarbeitungsprozesses bei Bundesbehörden überprüft und bestätigt. Zusätzlich wurde die Verwaltung als Rechnungssteller betrachtet und ein generalisierbarer Musterprozess der elektronischen Rechnungserstellung und -versendung für die Bundesverwaltung abgeleitet, um weiteren Behörden den Umstieg auf den kostensparenden, elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen. Um die rechtzeitige Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsbereich des BMI zu gewährleisten, soll dort bereits ab Ende 2017 mit einem stufenweisen Roll-out der Prozesse begonnen werden.

Bei Fragen schreiben Sie bitte an O5@bmi.bund.de .

Diese Seite

© 2017 Verwaltung innovativ