Organisation beginnt mit der Bestimmung der Ziele und Aufgaben.
Neben dem Abbau bestehender bürokratischer Belastungen ist auch weiterhin eine umfassende Aufgabenkritik11 in allen Bereichen der Verwaltung notwendig.
Strukturen und Verfahren sind zu hinterfragen. Den begrenzten Ressourcen entsprechend ist regelmäßig und systematisch zu prüfen, ob Aufgaben entbehrlich sind, sich wirtschaftlicher erledigen oder abschichten lassen bzw. ob Redundanzen abgebaut werden können. Dazu gehört auch die Prüfung, welche Aufgaben zugunsten anderer vorrangiger Aufgaben zurückgestellt werden können und wie eine qualitativ bessere und kostengünstigere Aufgabenwahrnehmung erreicht werden kann.
Auch Kooperationen zwischen Verwaltungen, aber auch zwischen Verwaltung und Wirtschaft lassen sich zur effizienten Aufgabenerledigung nutzen.
Um eine weitgehende Optimierung der Organisation in der Bundesverwaltung zu erzeugen, müssen Organisation und die elektronische Abwicklung von Prozessen effektiv miteinander verknüpft werden. Durch E-Government können
Verwaltungsmodernisierung ist die verstärkte Ausrichtung auf eine prozessorientierte Organisation, die Verfahren nicht nur aus funktionaler Sicht betrachtet. Nicht ausschließlich Zuständigkeiten, sondern Ergebnisse, Wirkungen und Qualität sollen noch mehr als bislang schon im Mittelpunkt des Verwaltungshandelns stehen. Geschäftsprozesse lassen sich in ausgewählten Bereichen standardisieren, durchgängig automatisieren und – insbesondere in querschnittlichen unterstützenden Bereichen – bündeln.
Die Qualität öffentlichen Verwaltungshandelns hängt in einer zunehmend vernetzten und vielgestaltigen Gesellschaft davon ab, wie Verwaltungen miteinander und mit ihren Kunden, den Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft, kommunizieren und kooperieren. Zunehmende Komplexität erfordert klare und transparente Strukturen und Entscheidungen, wenn sich Zielvorgaben nicht in bürokratischen Abstimmungs- und Abwehrgesprächen verlieren sollen.
Dies erfordert passgenauere rechtliche, fachliche und technische Voraussetzungen für eine durchlässige, flexible Kooperation und Kommunikation aller Beteiligten.
Für eine nachhaltige Optimierung der Organisation benötigt die Verwaltung nicht zuletzt ein umfassendes Qualitätsmanagement. Es muss die gesamte Organisation einbeziehen, bürger- und mitarbeiterorientiert sein, darüber hinaus neben den Kernprozessen auch Führungs- und weitere Unterstützungsprozesse betrachten und letztlich auf eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungsfähigkeit zielen.