Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung (Projekt E-Rechnung)

Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mögliche Einspareffekte, die sich durch den Versand elektronischer Rechnungen erzielen lassen, liegen auf der Hand: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) spart nicht nur Papier und Porto und schont damit natürliche Ressourcen. Sie ermöglicht auch eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, welche sich dann direkt in interne Systeme übernehmen bzw. an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Es entfällt der aufwendige Übertrag der Rechnungsdaten in ein elektronisches System und die Rechnung wird automatisiert der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Private Unternehmen können durch das elektronische Rechnungsverfahren bis zu 11 Millionen Euro und etwa 5850 Tonnen CO2 jährlich einsparen.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzen die Einführung der E-Rechnung daher mit dem Ziel um, der Wirtschaft nutzerfreundliche Wege für die Einreichung von E-Rechnungen an Einrichtungen der Bundes-verwaltung zu bieten. E-Rechnungen können ab sofort über eine komfortable Weboberfläche erstellt und eingereicht werden. Der Upload sowie die Einreichung via E-Mail einer schon erstellten E Rechnung sind ebenfalls bereits möglich. In naher Zukunft wird zudem die Übermittlung via Webservice PEPPOL ermöglicht.

Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes

Die Annahme von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Das hat die Bundesregierung Anfang September 2017 in einer entsprechenden Rechtsverordnung festgelegt. Die Verordnung, die auf Grundlage von § 4a EGovG eine zentrale Maßnahme zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ist, hat folgende wesentliche Regelungspunkte:

• Soweit private Unternehmen Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes sowie Sektorenauftraggebern oder Konzessionsgebern im Bundesbereich abrechnen, müssen diese Rechnungen grundsätzlich elektronisch erstellt und übermittelt werden. Diese Verpflichtung der Unternehmen gilt ab November 2020.
• Die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen muss medienbruchfrei erfolgen, es dürfen also im Verarbeitungsprozess an keiner Stelle Rechnungsdaten von einem Medium auf ein anderes übertragen werden.
• E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) empfangen. Rechnungssteller müssen dafür einmalig ein Nutzerkonto anlegen. Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Für die Einreichung von E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung, die auch von den Bundesländern mitgenutzt werden kann.

Steuerungsprojekt „E-Rechnung“: Der Standard XRechnung für die öffentliche Verwaltung

In Deutschland ist durch Rechtsverordnung grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Das entsprechende XML-basierte Datenmodell wurde vom BMI - zuständig für die Verwaltungsmodernisierung in der Bundesverwaltung - zusammen mit dem BMF und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) des Landes Bremen im Auftrag des IT-Planungsrats erstellt. XRechnung wird von der KoSIT betrieben, weiterentwickelt und fortgeschrieben. Er ist in der Version 1.2.1 (Stand: Dezember 2019) veröffentlicht und entspricht der zuvor vom europäischen Normungsinstitut CEN entwickelten Norm EN-16931-1, die ein semantisches Datenmodell für eine sogenannte Kernrechnung festgelegt hat. Dieses Modell enthält als eine Art Mustervorlage alle Elemente, die eine elektronische Rechnung zwingend enthalten muss, wodurch eine europaweite Interoperabilität sichergestellt wird. Das Modell kann außerhalb dieser obligatorischen Kernelemente unterschiedlich umgesetzt werden, um länder- und branchenspezifische Ausgestaltungen zu berücksichtigen. Neben dem vom BMI, BMF und der KoSIT entwickelten Standard XRechnung können deshalb auch andere Datenaustauschstandards genutzt werden, solange sie mindestens diese zwingenden Elemente enthalten und damit den Vorgaben des CEN entsprechen. Das heißt: Die öffentliche Verwaltung akzeptiert neben XRechnungen andere, der europäischen Norm entsprechende, elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung sowie die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattform erfüllen.

Architekturkonzept eRechnung für die föderale Umsetzung

Neben dem Standard XRechnung haben der Bund und das Land Bremen im Rahmen des Steuerungsprojekts auch ein Architekturkonzept zur technologischen Umsetzung eines zentralen Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen erstellt. Es soll als Vorlage für andere Länder und Kommunen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsentgegennahme dienen. Das Architekturkonzept wird entsprechend dem technologischen Fortschritt stetig fortgeschrieben.