Bei Umsetzung einer E-Akte sollte auch das bis dahin entstandene aktenrelevante Papierschriftgut in der E-Akte verfügbar sein. Dies setzt voraus, dass aktenrelevante Papierdokumente zur Überführung in die E-Akte digitalisiert werden müssen. Analog gilt dies für Fachverfahren, die im Sinne einer E-Akte genutzt werden sollen. Die in diesem Dokument dargestellten Hinweise gelten losgelöst davon, wie das Verfahren tatsächlich umgesetzt wird. Diese kann behördenin- oder -extern erfolgen und schließt zentralisierte Lösungsansätze explizit ein.
Der Baustein „Scan-Prozess“ fasst die rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen an das Scannen zusammen. Er soll Behörden helfen, eine für sie geeignete Scanlösung zu finden und umzusetzen.
Der Baustein ergänzt den Baustein E-Akte um die konzeptionelle Möglichkeit, Papierdokumente digitalisiert in die E-Akte bzw. in ein Fachverfahren auf nehmen zu können. Im Zusammenhang mit rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Langzeitspeicherung von Dokumenten sowie dem Einsatz von elektronischen Signaturen zeigt er Schnittstellen zu weiteren Bausteinen auf:
Der Baustein „E-Poststelle“ dient als Orientierungshilfe für Behörden bei der Konzeption und Einführung der elektronischen Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung.
Für ein solches Vorhaben sind die rechtlichen Rahmenbedingungen und die fachlichen Anforderungen an den Ein- und Ausgang von elektronischen Dokumenten festzustellen. Auf dieser Basis sind organisatorische als auch technische Überlegungen anzustellen. Aus technischer Sicht sind Fragen der technischen Infrastruktur, der benötigten Funktionalitäten und auch des technischen Betriebs zu klären. Aus organisatorischer Sicht ist zu klären, wie die Prozesse der elektronischen Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung gestaltet werden sollen und wer in diesen Prozessen welche Aufgaben übernimmt.
Der Baustein ergänzt die Aussagen in anderen Bausteinen des Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit um den Aspekt der sicheren und nachvollziehbaren Übertragung elektronischer Dokumente. Im Anhang des Dokuments wird auf grundsätzliche Aspekte des Einsatzes elektronischer Signaturen sowie von De-Mail eingegangen.
Die elektronische Verwaltungsarbeit verlangt die Speicherung von elektronischen Dokumenten in Akten und Vorgängen. Diese sind aufgrund von zum Teil sehr langen Aufbewahrungsfristen über einen für die IT ungewöhnlich langen Zeitraum von meist mindestens 10 Jahren sicher und wirtschaftlich aufzubewahren.
Die langfristige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten stellt dabei aufgrund des rasanten technologischen Wandels und des damit verbundenen Wechsels von Speichertechnologien und Formaten eine besondere Herausforderung dar. Weiterhin bildet die Langzeitspeicherung die notwendige Schnittstelle zur Archivierung beim Bundesarchiv und ist somit eine gesetzlich normierte Aufgabe der Behörden.
Der Baustein „E-Langzeitspeicherung“ beschreibt
Abschließend findet sich in einer Anlage eine Übersicht häufig gestellter Fragen zur Langzeitspeicherung.
Der Baustein betrachtet die Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen und beschreibt Umsetzungsmöglichkeiten sowie den notwendigen Regelungsbedarf. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind elektronische Akten und Vorgänge genau wie Papierakten dem Bundesarchiv bzw. dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Der Baustein „E-Langzeitspeicherung“ ergänzt hierbei die Aussagen aus anderen Bausteinen des Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit. Dies gilt insbesondere für den Baustein E-Akte.
Zielgruppe des Bausteins sind alle in § 2 Absatz 1 des Bundesarchivgesetzes genannten Stellen und Einrichtungen des Bundes. Er richtet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit organisatorischen Aspekten bei der Langzeitspeicherung befasst sind. Dies sind die Verantwortlichen für die Organisation und für den Inneren Dienst, für den IT-Betrieb sowie die Fachverantwortlichen. Sofern in Behörden außerhalb der Bundesverwaltung bei der Langzeitspeicherung ähnliche Rahmenbedingungen bestehen, kann dieser Baustein auch dort eine Hilfestellung bieten.
In Systemen zur elektronischen Verwaltungsarbeit werden auf unterschiedliche Weise immer auch personenbezogene Informationen erfasst, verarbeitet und ggf. auch übermittelt. Diese können als Primärinformationen in den elektronischen Dokumenten selbst, als Metadaten zu den Dokumenten, Vorgängen und Akten und auch als Bearbeitungs- und Protokollinformationen des elektronischen Geschäftsgangs vorliegen und unterschiedliche Personen und Persönlichkeitsrechte betreffen. Besonders hervorzuheben ist, dass im Gegensatz zur Arbeit mit Papierakten elektronische Systeme in der Regel Funktionalitäten bereitstellen, die personenbezogene Daten ohne größeren Aufwand recherchierbar machen.
Das vorliegende Dokument soll den Projektverantwortlichen in den öffentlichen Stellen und öffentlich-rechtlich organisierten Einrichtungen des Bundes eine praktische Hilfestellung
Das in diesem Dokument dargestellte, allgemeine Vorgehen bei der Planung und Umsetzung von Anforderungen des Datenschutzes orientiert sich an den bestehenden Regelungen und Leitlinien zum Datenschutz auf Bundes- und Landesebene – u. a. an dem vom BSI vorgeschlagenen Vorgehen.
Der Baustein „Informationssicherheit“ befindet sich zurzeit in der Erstellung und wird in Kürze an dieser Stelle veröffentlicht.