Die Grundbausteine zur organisatorischen Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit beschreiben die wesentlichen Möglichkeiten zur elektronischen Unterstützung der Verwaltungstätigkeit und können durch Bausteine zu spezifischen Fragestellungen ergänzt werden. Eine Einführung in die Thematik der elektronischen Verwaltungsarbeit findet sich im Baustein Grundlagen und Bedarfsanalyse, in dem die Bausteine E-Akte, E-Zusammenarbeit und E-Vorgangsbearbeitung eingeführt und zueinander in Kontext gesetzt werden.
Die Verwaltung unterliegt dem Prinzip der Aktenmäßigkeit, das sowohl bei der Bearbeitung auf Papierbasis als auch bei elektronischer Bearbeitung zu beachten ist. Der Baustein "E-Akte" beschreibt die rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen an eine elektronische Akte sowie deren Umsetzung im behördlichen Geschäftsgang aus organisatorischer Sicht. Er dient als Orientierungshilfe für Behörden bei der Konzeption und der Einführung der E-Akte. Darüber hinaus beschreibt der Baustein in einem Exkurs, wie – nach Einführung der E-Akte – elektronische Prozesse per E-Mail unterstützt werden können.
Der Baustein E-Akte beschreibt die elektronische Abbildung der behördlichen Schriftgutverwaltung und damit der vollständigen elektronischen Aktenführung. Die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf der jeweiligen Behörde, eine eigenständige Lösung darstellen oder um die Bausteine elektronische Vorgangsbearbeitung (zum Beispiel zur Abbildung strukturierter Prozesse) und/oder elektronische Zusammenarbeit (zum Beispiel zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit) ergänzt oder an Fachverfahren angebunden werden.
Der Baustein "E-Vorgangsbearbeitung" beschreibt die rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung sowie deren Umsetzung im behördlichen Geschäftsgang aus organisatorischer Sicht. Er dient als Leitfaden für Behörden bei der Konzeption und Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung.
Dieser Baustein deckt die weitgehend automatisierte Unterstützung behördlicher Geschäftsprozesse ab. Der Fokus liegt dabei auf der Frage, auf welche Art und Weise der im Geschäftsablauf notwendige Transport von Schriftgutobjekten (Vorgänge, Dokumente) zwischen den Bearbeitern/den Bearbeiterinnen erfolgt und wie der Ablauf des Prozesses gesteuert wird.
Mit der Weiterentwicklung des Internets von der reinen Informationsquelle zur interaktiven Kommunikationsplattform (Stichworte: Web 2.0 und Social Media) haben sich neue Kommunikationsformen entwickelt, die auch in der öffentlichen Verwaltung eine stärkere Vernetzung, mehr Transparenz und eine verbesserte Kommunikation ermöglichen. Der Baustein "E-Zusammenarbeit" betrachtet die neuen Formen der elektronischen Kommunikation in den Anwendungsbereichen
und beschreibt die fachlichen, funktionalen und prozessualen Anforderungen der Verwaltung. Er dient als Leitfaden für die Behörden bei der Konzeption und der Einführung der E-Zusammenarbeit.
Die E-Zusammenarbeit unterstützt die Kommunikation und Abstimmung insbesondere – aber nicht nur – in behörden- und/oder linienübergreifenden Projekten und Gremien und kann durch Funktionen zum Wissensmanagement ergänzt werden.
Das Wissensmanagement wird als ein eigener Anwendungsbereich der E-Zusammenarbeit beschrieben. Dabei kann sowohl ein behördenweites Wissensmanagement als auch ein Wissensmanagement im Rahmen der Projekt- und Gremienarbeit aufgebaut werden.
Der Baustein E-Zusammenarbeit ist ein Instrument der elektronischen Prozessunterstützung neben der E-Vorgangsbearbeitung bzw. der E-Mail und kann mit diesen alternativen Ansätzen entsprechend dem jeweiligen behördlichen Bedarf einen Teil einer komplexen Gesamtlösung bilden. Zur medienbruchfreien Veraktung der entstehenden oder bearbeiteten Unterlagen wird die E-Akte benötigt.
Der Baustein „Fachverfahren“ befindet sich zurzeit in der Erstellung und wird in Kürze an dieser Stelle veröffentlicht.