Meldung

Pilotierung der E-Akte Bund im Statistischen Bundesamt gestartet

Nutzerinnen und Nutzer der E-Akte Bund im Statistischen Bundesamt

Die eigentlich früher angedachte Pilotierung im StBA wurde zugunsten einer intensiven Prüfung der Alternativen von Authentifizierungsmöglichkeiten verschoben. Diesbezüglich waren Sicherheitsbedenken im StBA aufgekommen. So konnte das StBA zwar nicht im August mit dem Produktivbetrieb starten, aber einen wichtigen Beitrag für die Maßnahme E-Akte Bund leisten, indem das Entwickeln eigener Lösungen eines allgemeinen und etablierten Identity and Access Managements weiter vorangetrieben werden konnte. Die Pilotierungsvorbereitungen im StBA sind ein weiteres Beispiel dafür, wie Prüfungen und Erkenntnisse in den Pilotbehörden direkt in das weitere Vorgehen der Gesamtmaßnahme einfließen.

Wie die bisherigen Pilotbehörden hat sich das StBA während der Pilotierungsvorbereitungen eng mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten (ITZBund, BVA, Fabasoft, BfDI, BSI, Bundesarchiv) abgestimmt. Auch nach dem erfolgten Start des Produktivbetriebs werden sich die Maßnahme und das StBA in regelmäßigen Abstimmungsterminen intensiv austauschen. Nach dem BfJ ist das StBA die zweite Pilotbehörde, die den Einsatz der Software in einem spezifischen Geschäftsprozess pilotiert. Die Pilotierung wird diesbezüglich weitere wichtige Erkenntnisse für die Weiterentwicklung der E-Akte Bund liefern. Zur Bündelung der Erfahrungen hat das StBA bereits einen Zwischenbericht verfasst, der im BMI zur Evaluierung genutzt wird. Das Gesamtprojekt wird alle Erkenntnisse aus dem Pilotierungsjahr aufbereiten und in Form verschiedener Materialien den Nutzerbehörden zur Verfügung stellen.

Drei Fragen an: Roland Günther, Leiter des Projekts E-Akte Bund im Statistischen Bundesamt (StBA)

1. Herr Günther, wie kam es dazu, dass Ihr Haus zur Pilotbehörde für die E-Akte Bund wurde?

Im Statistischen Bundesamt bearbeiten wir seit langem unsere Kernprozesse digital, meist mit Fachverfahren für die Statistikproduktion. Bei den Verwaltungsprozessen wollen wir ebenso digital werden und die Vorteile einer Software für Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung nutzen. Wir versprechen uns viel von der Komponente der E-Akte Bund zur Vorgangsbearbeitung, also den flexibel einsetzbaren Workflows, und die wollen wir so früh wie möglich erproben, einsetzen und mitgestalten.

2. Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortlicher den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?

Als Endspurt im Hürdenlauf. Auch auf den letzten Metern tauchten noch Hindernisse auf, die genommen werden wollten. Aber gerade hier erlebte ich die positivste Projekterfahrung: Die Projektbeteiligten, sowohl im Gesamtprojekt des Bundes als auch im Einführungsprojekt hier im Haus, halten zusammen und ziehen an einem Strang. Eine gute Vernetzung zahlt sich aus.

Roland Günther, Projektleiter im Statistischen Bundesamt (StBA)

3. Welchen Rat würden Sie anderen Behörden, die die E-Akte Bund einführen, geben?

Es hilft dem Projektteam, die E-Akte zunächst in einem abgrenzten Geschäftsprozess einzuführen. So kommt man schnell zu ganz konkreten Fragestellungen und lernt, wo und wie die E-Akte gut unterstützen kann und wo nicht. Der erste Geschäftsprozess sollte auch nicht zu umfangreich und kompliziert sein, das macht es dem Projektteam leichter. Der ausgewählte Geschäftsprozess sollte sich auch nicht grundlegend durch die E-Akte ändern – und Änderungen sind erforderlich und notwendig –, dann wird es für die Nutzerinnen und Nutzer leichter.