Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) ist am 20. Dezember 2019 in seine Pilotierung der E-Akte Bund gestartet. Nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ), dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), der Bundeszentrale für politische Bildung (BpB) und dem Statistischen Bundesamt (StBA) ist das BMJV die nächste Behörde, die die Anwendung pilotiert. Die Pilotierung startet im Referat ZA5, das für die Organisation des Ministeriums und die dortige Einführung der E-Akte zuständig ist. Die Pilotierung wird zu Beginn circa 30 Nutzerinnen und Nutzer umfassen. Geleitet wird das Einführungsprojekt von Herrn Matthias von Oepen und Herrn Jörg Weidlich. Beide arbeiten mit ihrem Team seit dem Jahr 2016 an der fachlichen Konzeption und Einführung der E-Akte im BMJV.
Das E-Akte-Projektteam im Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz.
Quelle: BMJV
Ursprünglich sollte die Pilotierung im Juli des letzten Jahres starten. Der Beginn des Pilotbetriebs hat sich jedoch aufgrund von technischen Herausforderungen im Gesamtprojekt verschoben.
Mit der Pilotierung im BMJV sind letztlich alle geplanten Pilotbehörden der Maßnahme E-Akte Bund an die Anwendung angebunden. Dies beruht auf einer engen Abstimmung mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten (ITZBund, BVA, Fabasoft, BfDI, BSI, Bundesarchiv). Alle Erfahrungen, die das BMJV vor, während und nach dem Pilotbetrieb sammelt, werden der Maßnahme und den weiteren Nutzerbehörden zugutekommen. Das BMJV folgt hier dem erfolgreichen Vorgehen der bisherigen Pilotbehörden.
Das BMJV hat bereits im Jahr 2016 ein Projekt zur Umstellung der bestehenden Papierakte auf die elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung gestartet. Zur Erfüllung des E-Government-Gesetzes war das Ministerium bestrebt, die Umstellung möglichst zeitnah anzugehen. Es hat sich daher im Jahr 2017 bereit erklärt, die E-Akte Bund als Pilotbehörde frühzeitig zu erproben
Als Pilotbehörde ist man darauf eingestellt, auch mit unerwarteten Herausforderungen umgehen zu müssen. Die Projektverzögerung kurz vor dem geplanten Beginn des Pilotbetriebs hat für uns eine besondere Herausforderung dargestellt, die hoch motivierten Projektbeteiligten "bei der Stange zu halten".
Die Einführung der E-Akte Bund berührt fast alle Verwaltungsbereiche einer Behörde. Fragen der Organisation, der Informationstechnik, des Personals, der Schriftgutverwaltung, des Datenschutzes, der IT-Sicherheit, des Geheimschutzes, der Barrierefreiheit, um nur einige zu nennen. Für ein erfolgreiches Projekt ist die frühzeitige Bereitstellung personeller und materieller Ressourcen nicht nur beim Kernprojekt, sondern auch bei allen beteiligten Organisationseinheiten von entscheidender Bedeutung. Nur so kann es gelingen, die notwendigen fachlichen, personellen und technischen Vorbereitungen rechtzeitig abzuschließen.